Yhteisistä toimintatavoista sopiminen tiimissä ja työyhteisössä luo selkeyttä ja lisää työhyvinvointia, motivaatiota, sitoutumista ja tiimin ja organisaation menestystä. Yhteiset tavoitteet ja arvot vahvistavat merkityksellisyyden kokemusta omasta ja yhteisestä työstä, lisäävät yhteistyötä ja vähentävät siten yksittäisen henkilön kokemaa kuormitusta.
Hybridityön aika haastaa jaksamista ja kohtaamisia
Hybridityön aika on tuonut omia haasteita ihmisten jaksamiseen ja yhteydenpitoon niin tiimeissä kuin koko työyhteisössä erityisesti asiantuntija- ja tietotyössä. Saatamme viettää suuren osan työpäivästä ja työviikosta omalla kotitoimistolla itseksemme töitä tehden tai erilaisissa etäpalavereissa asiasta ja aiheesta toiseen vaihtaen. Toisaalta saatamme olla toimistolla muiden tiimiläisten ollessa etänä tai muuten yhteydessä toisiimme erinäisin hybridikokoonpanoin ilman sen suurempaa suunnitelmallisuutta tai yhdessä sovittuja käytänteitä tai tavoitteita.
Etä- ja hybridityö on tarjonnut huikean edistymisen erilaisiin työn tapoihin paikasta riippumatta ja mahdollistanut joustavuutta töiden tekemiseen ja aikatauluttamiseen. Samalla se on kuitenkin vähentänyt ihmisten spontaaneja kohtaamisia niin fyysisesti työpaikalla kuin henkisesti etänä, heikentänyt merkityksellisyyden kokemuksia ja lisännyt kuormittuneisuuden tunnetta. Kun emme enää fyysisesti tapaa toisiamme työpaikalla, kynnys olla toiseen yhteydessä saattaa nousta korkeammaksi ja saatamme esimerkiksi pelätä häiritsevämme toista olemalla häneen yhteydessä. Emme myöskään välttämättä sovi kovinkaan helposti epävirallisia etätapaamisia työkavereiden kanssa, koska jo viralliset palaverit vievät niin paljon aikaa työpäivästä.
Epävirallisen tiedonvaihdon vähäisyyden myötä myös vuorovaikutussuhteiden laatu ja sitä myötä keskinäinen luottamus ja yhteistyö ovat saattaneet tiimissä ja työyhteisössä heikentyä. Yhteydenpito on saattanut vaihtua hyvin asiakeskeiseen tiedonvaihtoon ja mahdollisiin väärinymmärryksiin, kun pyrimme kiireessä tulkitsemaan toistemme lähettämiä viestejä ilman keskustelua ja tarkentavia kysymyksiä. Nämä saattavat vähentää yhteenkuuluvuuden tunnetta, sitoutumista tiimiin ja heikentää jopa työmotivaatiota.
Yhdessä sovitut käytänteet ja toimintatavat
Spontaanit hiljaisen tiedon jakamiset, kuulumisten vaihtamiset, yhdessä suunnittelut ja ideoinnit vaativat etä- ja hybridiaikana helposti erilaista asennoitumista ja ennakkosopimista, jos niihin ei ole yhteisesti sovittu toimivia tapoja. Kollegalta tai tiimiltä avun pyytäminen saattaa tuntua ylivoimaiselta, jos siihen ei ole käytänteitä ja rohkaistu tai jos tiimissä ei ole riittävästi turvallisuutta kysyä neuvoa. Toisaalta avun antamista saattavat estää esimerkiksi koettu kiire, stressi tai se, että tiimissä on paljon sisäistä kilpailua. Saatamme tällöin jäädä ilman työkaverin tarjoamaa tukea ja pyrkiä itse selviytymään haasteiden tai työssä koetun ongelman kanssa, mikä lisää kuormituksen tunnetta.
Tiimin toiminta edellyttää varsinaisten asioiden hoitamisen lisäksi myös yhteistä keskustelua ja suunnittelua siitä, miten töitä tehdään ja priorisoidaan. Etä- ja hybridityön aika on tuonut konkreettisesti esiin erityisesti palavereiden haasteellisuuden ja niiden kuormittavuuden, jos palaverimaratonit jatkuvat perätysten, niitä ei ole valmisteltu, niiden sisältöön ja tavoitteeseen ei ole perehdytty ja jos niissä ei ole aikaa yhteiselle keskustelulle ja päätöksille. Nämä samat haasteet koskevat myös fyysisesti samassa tilassa järjestettäviä palavereita, mutta etäaika tuo ne konkreettisemmin näkyviksi, kun palaverin jälkeen ei voida jäädä esimerkiksi samalla tavalla jakamaan ajatuksia kokoustilan ulkopuolelle tai yhteiselle lounaalle.
Lisäksi etätapalavereissa toisten ilmeiden ja eleiden tulkitseminen on haasteellisempaa ja kuormittavampaa ruudun välityksellä teknologiasta johtuvien pientenkin viiveiden vuoksi. Toisaalta ilman kameraa oltaessa voi olla vaikea tietää, miten hiljaa olevat osallistujat reagoivat esitettyihin asioihin tai ottaa omaan puheenvuoroa. Etänä ollessa voi myös olla kiusausta keskittyä palaverin sijaan johonkin muuhun, kuten sähköpostien lähettämiseen tai tärkeämmiksi koettujen omien töiden tekemiseen. Tällöin palaverit saattavat jäädä yksipuolisiksi näkökulmien tai vaihtoehtojen esittelemiseksi ilman jokaisen mahdollisuutta osallistua, vaikuttaa ja kokemusta kuulluksi tulemisesta yhteisessä keskustelussa.
Ajatus palavereista ylimääräisenä aikaa niin sanotusti oikeilta töiltä vievänä asiana kertoo usein siitä, että palavereiden toteutuksessa olisi parannettavaa. Palavereissa tulisi asian käsittelyn lisäksi saada mietittyä myös yhteisiä tavoitteita, arvoja, tekemisen tapoja, vastuita ja rooleja tiimissä tai projektissa. Nämä edistävät sitoutumista ja antavat merkityksellisyyden kokemusta omasta ja yhteisestä työn tekemisestä. Palavereista tulisi myös tulla kokemus, että niissä tehdään yhteisiä päätöksiä ja edistetään töiden tekemistä.
Merkityksellisten asioiden avulla huomio tiimin toimintaan ja työhyvinvointiin
Yhteisten merkityksellisten asioiden äärelle pysähtyminen tiimissä onkin yksi keino lisätä palavereiden onnistumista, tiimiläisten yhteenkuuluvuutta, tiimin ja oman työn merkitystä. Tällöin on mahdollista löytää yhteydenpitoon ja ajatustenvaihtoon sopivia toimintatapoja, joilla voidaan yhteisiä tekemisen tapoja parantaa. Tämä vaatii ensisijaisesti yhteisesti määritellyn merkityksellisen tavoitteen ja päämäärän, mitä tiiminä ja yksilöinä halutaan saavuttaa ja suunnitelman, miten sitä käytännössä toteutetaan.
Yhteisten merkityksellisten asioiden jakamiselle järjestetty aika tuottaa moninkertaisesti takaisin, kun tiimin jäsenet pysähtyvät yhdessä miettimään keskeisiä arvojaan, vahvuuksia ja niiden hyödyntämistä ja sopivat yhteisistä pelisäännöistä, jotka tukevat ja helpottavat yhteistyötä, tuen saamista toisilta ja hiljaisen tiedon jakamista. Nämä tekijät heijastuvat suoraan työhyvinvointiin, antavat niin omalle kuin tiimin työlle merkityksen ja lisäävät motivaatiota ja sitoutumista yhteiseen tekemiseen.
Mitkä ovat teidän tiimin keskeiset arvot? Miten teidän tiimissä sovitaan yhteisistä toimintatavoista ja käytänteistä? Mitkä asiat toimivat ja lisäävät työhyvinvointia?