Palaute on vuorovaikutusta muiden kanssa. Esihenkilönä palautteen merkitys korostuu, sillä esihenkilöllä on vaikutusvaltaa niin yksittäisiin työntekijöihin, tiimin vuorovaikutukseen kuin koko työyhteisöön. Palautteen avulla esihenkilö ohjaa tekemistä kohti strategian ja arvojen mukaisia tavoitteita ja vahvistaa työhyvinvointia. Palautetaitojen kehittäminen vaikuttaa myönteisesti vuorovaikutuksen toimivuuteen ja yhteistyöhön.
Kaipaamme enemmän palautetta, mutta emme välttämättä tunnista sitä
Saamme ja annamme jatkuvasti palautetta, sillä palaute on vuorovaikutusta toistemme kanssa niin kasvokkain kuin teknologian välityksellä. Usein miellämme palautteen yksittäisenä palautteen antamisen tai vastaanottamisen tilanteena sen sijaan, että tunnistaisimme ja havaitsisimme jatkuvasti saamaamme palautetta vuorovaikutuksessa. Saamamme palaute voi olla niin sanallista, sanatonta kuin esimerkiksi teknologiavälitteistä viestintää.
Toisilta saamamme palautteen perusteella teemme tulkintoja ja mukautamme omaa käyttäytymistämme ja toimintaamme vuorovaikutustilanteessa. Erityisesti esihenkilönä keskeistä on tunnistaa palautteen merkitys, sillä saatu palaute vaikuttaa työntekijän motivaatioon, koettuun keskinäiseen luottamukseen ja yhteistyön toimivuuteen tiimissä. Toisaalta myös kyky tunnistaa annettua palautetta ja tehdä tarkentavia kysymyksiä auttaa esihenkilöä kehittämään omaa toimintaansa ja ymmärtämään paremmin tiimiläisten toiveita ja ajatuksia.
Palaute arvojen ja strategian toteuttamisessa
Palaute on keskeinen osa esihenkilötyötä ja yrityksen strategian toteuttamista. Palautteen avulla esihenkilö ohjaa tavoitteiden ja arvojen mukaiseen toimintaan tiimissä ja työyhteisössä. Keskustelut mahdollistavat yhteisen ymmärryksen lisäämisen strategian mukaisista tavoitteista niin yksilöiden kuin tiimien osalta ja vahvistavat samalla työn merkityksellisyyden kokemusta ja hallinnantunnetta. Myös palautteen antamisen ja vastaanottamisen tulisi perustua yrityksen arvojen mukaiseen käyttäytymiseen.
Erityisesti muutostilanteissa palautteen merkitys korostuu. Esihenkilön rooli palautteen osalta on keskeinen, jotta muutosta voidaan käytännön tasolla saada aikaan. Palautteen avulla voidaan lisätä työntekijöiden ja tiimiläisten motivaatiota ja sitoutumista muutokseen ja toisaalta saada heiltä arvokasta tietoa koetusta muutoksesta, sen herättämistä ajatuksista, tunteista ja mahdollisista haasteista. Ilman näitä palautteita puolin ja toisin muutoksen läpivieminen olisi hyvin paljon haastavampaa.
Esihenkilön palautetaidot parantavat vuorovaikutusta
Esihenkilön ymmärrys palautteen merkityksestä jokapäiväisessä johtamistyössä ja kehitettävissä olevina taitoina vahvistaa ammatillista osaamista. Palaute on vuorovaikutustaitoja, joita jokainen voi kehittää. Palautteessa, kuten kaikessa vuorovaikutuksessa, on lopulta kyse toisen kohtaamisesta, huomaamisesta ja kuulluksi ja nähdyksi tulemisen kokemuksesta. Kuuntelemalla, kysymällä ja asioista keskustelemalla vaikutamme toisiimme ja vahvistamme keskinäistä ymmärrystä ja luottamusta.
Esihenkilön palautetaidoilla on suuri merkitys myös tiimin sisäiseen keskustelukulttuuriin. Esihenkilön esimerkki siitä, mistä ja miten palautetta annetaan, mitä huomioidaan, mistä kiitetään ja palkitaan ja miten reagoidaan virheisiin tai uusiin ideoihin vaikuttaa tiimin toimintaan, vuorovaikutukseen, motivaatioon ja sitoutumiseen. Erityisesti nämä korostuvat koetun turvallisuuden ja oikeudenmukaisuuden näkökulmasta ja heijastuvat esimerkiksi työhyvinvointiin ja tulokseen.
Palautteen avulla on mahdollista luoda yhteistä ymmärrystä
Esihenkilöllä on asemansa myötä enemmän valtaa vaikuttaa ja toisaalta velvollisuus käydä erilaisia kehitys- ja tavoitekeskusteluja tiimiläistensä kanssa. Jos esihenkilö käy säännöllisesti keskusteluja tiimiläisten kanssa, kummatkin osapuolet ovat tietoisia tavoitteista ja tilanteesta. Tällöin yksittäisillä palautekeskusteluilla ei ole niin suurta painoarvoa, kun kummankaan ei ole tarvinnut odottaa vuotta tai puolta vuotta kyseistä keskustelua varten. Jokainen palautekeskustelu kuitenkin vaikuttaa toiseen ihmiseen ja siksi onkin erityisen tärkeä miettiä ja harjoitella, miten näissä tilanteissa palautetta antaa ja ottaa vastaan.
Joskus omat tulkintamme palautteesta ovat erilaisia kuin mitä toinen on tarkoittanut. Palaute voi myös herättää voimakkaita tunnereaktioita. Tällöin syntyy helposti väärinymmärryksiä ja konflikteja, ellei asioista ja heränneistä tunteista keskustella tarkemmin. Ajatus palautekeskustelusta, jossa kummallakin osapuolella on mahdollisuus kertoa ajatuksistaan ja tehdä ehdotuksia, tukee oppimista ja motivaatiota. Rohkeus ottaa asioita keskusteluun ja kohdata erilaisia tunteita on osa palautetaitoja, joita esihenkilö voi kehittää. Silti kummallakin osapuolella on oma vastuunsa palautetilanteen onnistumisesta.
Palautekulttuurin vahvistaminen tapahtuu pienin askelin
Työyhteisön palautekulttuuria voi kehittää toimintaa ja asenteita muuttamalla. Pienilläkin teoilla on lopulta suuri merkitys, kun niitä toistetaan ja useampi ihminen on mukana. Esihenkilöiden malli hyvien asioiden ja onnistumisten huomaamisessa, toisten kohtaamisessa, asioiden puheeksi ottamisessa ja palautekulttuurin vahvistamisessa vaikuttaa myönteisesti työyhteisön jäseniin. Jokainen työyhteisön ja tiimin jäsen voi omalta osaltaan vaikuttaa palautekulttuuriin ja vuorovaikutuksen toimivuuteen.
Millainen merkitys palautteella on sinulle? Millaista palautetta haluat vahvistaa työyhteisössäsi tai tiimissäsi?